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Fehlende Belege, hohe Haftung
Im Rahmen von Fördermittelprojekten ist die Dokumentation der Mittelverwendung nicht optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Werden Ausgaben nicht eindeutig belegt, falsch zugeordnet oder unvollständig nachgewiesen, drohen Rückforderungen durch Mittelgeber oder Behörden. Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung schützt, wenn aus organisatorischen Fehlern Vermögensverluste resultieren. Doch nur bei aktiver Mitwirkungspflicht greift die Police – ein vollständiges Rechnungswesen ist Voraussetzung. Besonders problematisch sind bar bezahlte Posten ohne Beleg, fehlende Zweckbindungen und unklare Zahlungsflüsse. Auch freiwillige Leistungen, die als Eigenmittel angegeben wurden, müssen dokumentiert sein. Fehlerhafte Mittelverwendung gilt als Pflichtverletzung – mit persönlicher Haftung des Vorstands. Ein versäumter Nachweis reicht für einen Rückforderungsbescheid. Die…
Expertisen & Experten
Vorstand muss dokumentieren
Der Vereinsvorstand ist verantwortlich für die Nachweisführung der Mittelverwendung – auch bei Delegation an Dritte. Wird dies vernachlässigt, drohen Rückforderungen und Reputationsverlust. Die Vermögensschadenhaftpflicht schützt bei dokumentierten, aber fehlerhaften Prozessen. Doch bei gänzlich fehlender Buchführung besteht kein Schutz. Der Vorstand haftet persönlich für grobe Pflichtverletzungen. Nur strukturierte Nachweise sichern ab.
Viele Ehrenamtliche führen Projekte engagiert, aber ohne formale Buchhaltung. Quittungen gehen verloren, Eigenmittel werden nicht dokumentiert, Nachweise erfolgen zu spät. Das führt bei Prüfungen zu Rückforderungen. Der Verein verliert an Glaubwürdigkeit gegenüber Förderstellen. Nur strukturierte Belegführung schützt vor Rückabwicklung. Die Versicherung greift nur bei nachvollziehbarer Ordnung.
Belegpflicht unterschätzt
Bei fehlender Dokumentation gilt die Förderung als unrechtmäßig bezogen. Selbst bei tatsächlicher Verwendung im Sinne des Projekts drohen Rückforderungen. Die Rechtslage ist eindeutig: kein Beleg, keine Förderung. Die Vermögensschadenhaftpflicht schützt, wenn durch Organisationsversagen reale Vermögensverluste entstehen. Doch es muss nachgewiesen sein, dass keine Täuschungsabsicht bestand. Ordnungsgemäße Projektverwaltung ist existenziell.
Rückzahlung durch Fehler
Die Vermögensschadenhaftpflicht deckt Schäden ab, die durch Pflichtverletzungen entstehen – auch bei Dokumentationsmängeln. Versichert sind Rückforderungen, Schadenersatzansprüche und Prüfkosten. Voraussetzung: interne Kontrollpflichten wurden erfüllt, aber einzelne Prozesse versagten. Wichtig ist, alle Ausgaben belegbar zu machen. Eine revisionssichere Ablage gehört dazu. Die Versicherung schützt nur bei nachweisbarer Sorgfalt.
Versicherung bei Nachweislücken
Unzureichende Dokumentation bei Mittelverwendung
Wer Mittel erhält, muss deren Verwendung belegen – präzise, zeitnah und prüffähig. Kommen Zweifel auf, ob Gelder zweckgebunden verwendet wurden, drohen Rückzahlungen und Haftung. Besonders gefährlich ist es, wenn Belege fehlen oder Positionen unklar verbucht werden. Die Vermögensschadenhaftpflicht schützt Vereine, wenn formale Fehler existenzielle Schäden auslösen. Voraussetzung ist, dass keine grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Eine lückenlose Mittelverwendungsübersicht ist Pflicht.
