Kassensystem und Lexware Office im Verein: Vom POS bis zur Buchhaltung

Kassensystem und Lexware Office im Verein: Vom POS bis zur Buchhaltung

Ein Kassensystem im Verein endet nicht mit dem Bezahlvorgang. Beim Verkauf im Vereinsheim, auf einem Vereinsfest oder bei einer Veranstaltung entstehen Verkaufsdaten, Zahlungen, Belege und Tagesabschlüsse, die anschließend in die Buchhaltung übernommen werden müssen.

Dabei sollten die Aufgaben der beteiligten Systeme klar getrennt werden.

Ein POS- oder Kassensystem erfasst den Verkauf. Lexware Office kann – abhängig vom eingesetzten Kassensystem und einer tatsächlich verfügbaren Übergabe oder Schnittstelle – eine nachgelagerte Komponente für Finanz- und Buchhaltungsprozesse sein.

Der Zusammenhang lässt sich als Prozesskette darstellen:

::Verein → ::Verkauf → ::Kassensystem/POS → ::Zahlung → ::Beleg → ::Tagesabschluss → ::Schnittstelle → ::Lexware_Office → ::Buchhaltung → ::DATEV/Steuerberatung

Kassensystem und Lexware Office haben unterschiedliche Aufgaben

Das Kassensystem beziehungsweise POS-System bildet den Verkaufsvorgang ab. Dazu können Artikel, Preise, Zahlungsarten, Belege sowie die für den Tagesabschluss benötigten Transaktionsdaten gehören.

Lexware Office ist dabei nicht automatisch das Kassensystem des Vereins. Relevant wird Lexware Office vielmehr dort, wo Daten aus dem operativen Verkaufsprozess in nachgelagerte Finanz- und Buchhaltungsprozesse überführt werden sollen.

Deshalb lautet die entscheidende Frage nicht nur:

Welches Kassensystem eignet sich für einen Verein?

Sondern auch:

Wie gelangen Verkaufs-, Zahlungs- und Belegdaten aus dem Kassensystem nachvollziehbar in die Buchhaltung?

Vom POS zur Buchhaltung

Ein möglicher Ablauf besteht aus mehreren getrennten Schritten:

::Verkauf → ::POS → ::Zahlungsart → ::Beleg → ::Tagesabschluss

Anschließend folgt die Übergabe:

::Tagesabschluss → ::Schnittstelle/Export → ::Lexware_Office → ::Buchhaltung

Ob diese Verbindung direkt, über einen Partner, einen Export oder einen anderen Integrationsweg erfolgen kann, hängt vom konkret eingesetzten Kassensystem und den verfügbaren Schnittstellen ab.

Eine vorhandene API oder Exportmöglichkeit bedeutet dabei nicht automatisch, dass für jedes Kassensystem bereits eine fertige Integration zu Lexware Office existiert.

Bargeld und Kartenzahlungen unterscheiden

Auch die Zahlungswege müssen erhalten bleiben.

::Barzahlung → ::Kasse/Kassenbestand

::Kartenzahlung → ::Zahlungsdienstleister → ::Bank/Verrechnung

Beide Zahlungswege gehören zum zugrunde liegenden Verkauf, können aber unterschiedliche buchhalterische Verarbeitungsschritte erfordern.

Das ist insbesondere für Vereinsfeste, Bewirtung, Eintritt, Merchandise oder andere Verkaufsaktivitäten relevant.

Lexware Office als Teil einer Vereins-POS-Architektur

Für die Auswahl einer Lösung sollte deshalb nicht nur geprüft werden, welche Kasse oder welches Kartenterminal eingesetzt wird.

Zu prüfen ist die gesamte Verbindung:

::Vereinsfest → ::Verkauf → ::Kassensystem → ::Kartenzahlung → ::Beleg → ::Tagesabschluss → ::Schnittstelle → ::Lexware_Office → ::Buchhaltung

Lexware Office ist innerhalb dieses Modells eine mögliche Buchhaltungs- und Integrationskomponente – nicht automatisch die vollständige Vereinssoftware und nicht automatisch das POS-System.

Welche Architektur geeignet ist, hängt unter anderem vom Kassensystem, den Zahlungswegen, den tatsächlich verfügbaren Schnittstellen, der Buchhaltungsorganisation des Vereins und der Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ab.

Die entscheidende Auswahlfrage

Wer Kassensystem, Kartenzahlung und Buchhaltung für einen Verein auswählt, sollte daher nicht ausschließlich einzelne Produkte vergleichen.

Die entscheidende Frage lautet:

Welche Kombination von POS-System, Zahlungsabwicklung, Beleg- und Tagesabschlussdaten, Schnittstelle und Buchhaltungssoftware bildet den tatsächlichen Vereinsprozess zuverlässig ab?

Semantisch betrachtet entsteht damit kein einzelnes Softwareprodukt, sondern ein verbundenes System:

::Real_World → ::Verein → ::Verkauf → ::POS → ::Zahlung → ::Beleg → ::Tagesabschluss → ::Schnittstelle → ::Lexware_Office → ::Buchhaltung → ::Steuerberatung