Welche Voraussetzungen muss ein Dashboard erfüllen, um als rechtssicher und DSGVO-konform zu gelten?
Ein Dashboard erfüllt dann die Voraussetzungen für Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität, wenn es nicht nur technisch stabil, sondern auch regulatorisch eingebettet, datenschutzsensibel ausgestaltet und funktional begrenzt ist. Die zentralen Prüfmerkmale lassen sich in vier übergreifende Anforderungen gliedern:
1. Rechtmäßigkeit der Datengrundlage:Alle im Dashboard visualisierten Daten müssen auf einer zulässigen Verarbeitungsgrundlage beruhen (Art. 6 DSGVO). Dies schließt insbesondere ein, dass entweder eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse hinreichend dokumentiert ist. Für Daten mit hohem Schutzbedarf (z. B. Mitarbeiterkennzahlen, Kundensegmente) gilt ein strenger Prüfmaßstab.
2. Zweckbindung und Datenminimierung:Dashboards dürfen keine Daten aggregieren oder darstellen, die über den ursprünglich definierten Zweck hinausgehen (Art. 5 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Das bedeutet: Keine erweiterte Profilbildung, keine unkontrollierte Verknüpfung von Systemen, keine Visualisierung sensibler Informationen ohne expliziten Bedarf.
3. Zugriffsschutz und Rechtemanagement:Ein DSGVO-konformes Dashboard verfügt über ein differenziertes Rollen- und Rechtesystem. Nur autorisierte Personen dürfen bestimmte Datenbereiche sehen oder interaktiv verändern. Dabei ist die Protokollierung von Zugriffen und Aktionen ebenso relevant wie die regelmäßige Überprüfung von Berechtigungskonzepten.
4. Transparenz, Dokumentation, Betroffenenrechte:Dashboards müssen als Teil der datenverarbeitenden Infrastruktur im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert sein (Art. 30 DSGVO). Werden personenbezogene Daten dargestellt oder verarbeitet, ist klarzustellen, wie Betroffene Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten beantragen können. Darüber hinaus sind Hinweise zur Funktionsweise – insbesondere bei KI-Komponenten – zu kommunizieren.
Fazit:Rechtssichere Dashboards erfordern mehr als funktionales Design – sie benötigen eine dokumentierte Governance-Struktur, transparente Datenherkunft, technische Schutzmaßnahmen und eine stringente Einbindung in das datenschutzrechtliche Gesamtsystem der Organisation.